エヌシーエスがご提案しました、弥生販売シリーズ　導入事例

開園以来15年以上も手書き処理を続け、何の問題も感じていなかった社会福祉法人やまびこ学園では、ネットワーク環境でパソコン処理の経験があるスタッフの加入を契機に、弥生販売5Usersによるパソコン処理を導入。使い始めて便利さを実感し、一層のパソコン利用を進めている。

手書き処理が当たり前で、何の疑問も感じていなかった

社会福祉法人やまびこ学園は、一般企業に就職が困難な18才以上の知的障害者を対象に、能力に応じた福祉的就労や職業訓練、生活力の向上をはかりながら、社会的自立と参加を支援する目的で運営されている。施設利用者は定員40名おり、真面目かつ誠実な作業で、地域や企業の信頼度が高い。

授産種目は、アルミ缶プレス、ウエス（古布リサイクル）加工のほか、布巾やボカシ等の自主商品と、竹炭商品、紙箱組立、タオルたたみなど、下請け作業を合わせると約20種あり、それぞれに数量別や納品先などの区別があるため、管理する品目は160を超えている。

販売や仕入れの事務処理は、開園以来、手書きの伝票処理が基本で、特に大きな問題はなかったという。スタッフの丸山さんは、「そういうものだと思っていましたし、正直なところ、専門のソフトウェアを使って処理するような規模だとは思っていませんでした」と、パソコン導入以前の状況を話す。

しかし、事務の生瀬さんがスタッフに加わってから、処理の効率化が課題になった。生瀬さんは、以前パソコンやネットワーク環境の整った企業で働いていたため、手書きによる処理は考えられなかった。「それまではパソコン処理があたりまえの環境でしたから、こちらへ来て驚きました。伝票が現場から回って来なかったり、納品はしているのに請求書の控えが事務の方に来なかったりと、色々な問題点がありました」。そこで市販の販売管理ソフトとパソコンを購入し、1年間ほど運用が続けられた。

データ共有の必要性を感じてネットワーク対応の弥生販売5Usersを導入

やまびこ学園は作業室が2ケ所あり、利用者が作業している間は必ず作業指導のスタッフが付き添う。全体の集計作業や受注・納品管理は事務室にあるパソコン上でおこなっていたが、個々の入力処理は各作業室に設置されたパソコンでおこなっていた。「当時は、フロッピーディスクでデータの受け渡しをしていました。そのために、利用者が作業をおこなっていても、現場を離れなければなりません。作業指導の立場からすると、瞬間でも離れるのはできるだけ避けたいので、なんとかしたいと思っていました（丸山さん）」。

このほか、事務処理を担当する生瀬さんにとっても、「事務と現場がつながっていないために、時間や処理の無駄がありましたし、ネットワークでデータ共有すれば、どこからでも入出金とか、納品、請求といった全ての情報が、お互いに認知できるようになると考えていました」といった問題が顕著になっていた。そのため、ネットワーク環境で使える販売管理ソフトが必要だということになった。ソフトの選定は、手頃な価格ながら5台のネットワークで販売・仕入・在庫データの共有と同時入力処理ができる点が大きなポイントとなり、弥生販売5Usersが導入された。

その結果、2つある作業室と事務室の間は無線LANに、事務所内は有線LANというネットワークが構築され、作業指導をおこなう9名のスタッフが、現場にいながら弥生販売を利用し、伝票処理だけでなく、在庫状況と作業の進展を照らし合わせるといった、リアルタイムな管理と情報共有が実現している。

スタッフの使いやすさを求めて、独自の設定を実現

やまびこ学園の事業には、製造事業、受託加工事業、仕入販売事業、出向事業の4つがある。事業収益から必要経費を除いた額が利用者の賃金として支払われるため、正確な処理が必要となり、製造や納品、請求、在庫管理といった部分は、一般企業と同じ管理がなされている。会計には社会福祉法人専用のソフトを利用しているが、弥生販売の集計区分であると「担当者」の欄に会計上の区分を割り当て、事業のトータルがすぐに参照できるようにしているなど、設定に独自の工夫を凝らしているという。

「こうした設定のための試行錯誤や、商品コードをスタッフの皆が解りやすいものにしようと工夫したため、以前のソフトからの移行には2ヶ月くらいかかりました」。移行作業から商品コードの設定まで１人でこなした生瀬さんは、弥生販売への入力作業をおこなうスタッフは9名いるが、やっと最近になって、必要な項目を全部打ち込んでくれるようになった、と話す。

やまびこ学園では、仕入管理や製品単位の集計も取りたいという希望があるほか、パソコンをスタッフ全員の分まで増やす計画もあり、パソコン利用はますます進んでいる。丸山さんは、「使いこなしているとは言えませんが、それでも導入したことによる利点は出ています。同じような施設で、パソコン未導入の所からも問合せが何回かありました。今までの習慣で手作業をしていて、こんなものだと思っていたのでしょうが、これからは変わると思います」と、パソコン処理の可能性を語ってくれた。